Käyttämäsi selain on vanhentunut. Suosittelemme, että päivität selaimesi ensin uusimpaan mahdolliseen versioon.

Tietosuojaseloste

Suomen Amerikankarvatonterrierit ja Rottaterrierit r.y.:n (Sakate ry)

jäsenten henkilötietojen käsittely

 

TIETOJENKÄSITTELY PÄHKINÄNKUORESSA

  • Yhdistys käsittelee jäsenistön henkilötietoja yhdistystoiminnan ylläpitämiseksi,
  • tapahtumien järjestämiseksi ja yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi.
  • Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti jäseneltä itseltään.
  • Yhdistys käsittelee vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeellisia yhdistyksen määrittelemiä käyttötarkoituksia varten.
  • Henkilötietoja luovutetaan säännöllisesti Suomen Terrierijärjestölle, joka tarvitsee tietoa jäsenyhdistysten jäsenyyden vahvistamiseksi sekä tarjoaa Yhdistyksen jäsenille jäsenetuna Terrilife-julkaisua
  • Vain niillä yhdistyksen edustajilla, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä tai asemansa hoitamiseksi, on pääsy henkilötietoihin.
  • Jäsen eli rekisteröity voi itse vaikuttaa siihen, miten yhdistys käsittelee jäsenen henkilötietoja. Tässä selosteessa kerrotaan rekisteröityjen oikeuksista ja siitä, miten oikeuksia voi käyttää.

 

 

1 REKISTERINPITÄJÄ

Suomen Amerikankarvatonterrierit ja Rottaterrierit r.y. (193.632)

Pikkarainen Outi

Tillinpiha 4

02330 Espoo

puh. 050 5666 162

email sakate.ry@gmail.com

 

 

2 YHTEYSTIEDOT TIETOSUOJA-ASIOISSA

Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot:

Lotta Kotkasaari

email: sihteeri.sakate@gmail.com

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenluettelon pakolliset tiedot:

  • Koko nimi
  • Kotipaikkakunta

Edellä mainittujen perustietojen antaminen yhdistyksille on välttämätöntä, lakisääteisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi.

 

Yhdistyksen toimintaan liittyvät tiedot:

  • Jäsenen yksilöintitiedot:
  • postiosoite
  • kotimaa
  • puhelin- ja/tai matkapuhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä
  • kasvattajasitoumuksen allekirjoitus
  • vastaukset mahdollisesti järjestettyihin jäsenkyselyihin
  • Jäsenen erityistehtävät ja roolit yhdistyksessä
  • Jäsenmaksuihin ja muihin toiminnan maksuihin liittyvät tiedot
  • Jäsenen tietojenluovutuskielto tai –suostumus

 

 

3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET

Jäsenten henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:

  • jäsenluettelon ylläpitäminen
  • tapahtumien järjestäminen
  • jäsenmaksujen ja muiden toimintaan liittyvien maksujen käsittely
  • mahdolliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset
  • yhteydenpito ja viestintä
  • kasvattajien yhteystietojen ylläpitäminen
  • yhdistyksen toiminnan yleinen kehitystyö

 

 

4 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

 

4.1 Lakisääteinen velvoite

Yhdistys käsittelee jäsenen henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, kun yhdistys laatii jäsenistä yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon.

 

4.2 Oikeutettu etu

Yhdistyksen oikeus käsitellä rekisteröidyn eli jäsenen henkilötietoja perustuu osin jäsenyyden synnyttämään oikeutettuun etuun.  Jäsenen voi kohtuudella olettaa tietävän, että yhdistys käsittelee hänen henkilötietojaan yhdistystoiminnan yhteydessä. Yhdistys on tehnyt intressipunninnan, jonka perusteella yhdistys on todennut, että jäsenien perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä yhdistyksen oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja jäsenyyden perusteella.

Jäsenellä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun. Tässä tapauksessa yhdistys arvioi, onko henkilötietojen käsittelyn jatkamiselle olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää jäsenen oikeudet ja edut.

 

4.3 Sopimus

Yhdistys käsittelee henkilötietoja myös sopimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi esimerkiksi silloin, kun jäsen ilmoittautuu kilpailuun tai tapahtumaan ja tekee yhdistyksen kanssa sopimuksen hyväksymällä kilpailun tai tapahtuman ehdot.

 

4.4 Suostumus

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksen perusteella siinä määrin kuin lainsäädäntö sitä edellyttää, esimerkiksi jos jäseneltä pyydetään suostumus sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseksi taikka jäsenen kuva tai muita tietoja lisätään yhdistyksen verkkosivuille. Lisäksi yhdistys luovuttaa henkilötietoja toiselle rekisterinpitäjälle (Suomen Terrierijärjestö ry) ajoittain jäsenen suostumuksen perusteella.

 

 

5 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJARYHMÄT

Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja luovutetaan säännöllisesti Suomen Terrierijärjestölle, joka tarvitsee tietoa jäsenyhdistysten jäsenyyden vahvistamiseksi sekä jäsenyyteen liittyvien etujen ja palvelujen tarjoamiseksi sekä viestinnän lähettämiseksi.

 

 

6 HENKILÖTIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

 

 

7 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai yhdistyksen lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi. Yhdistys säilyttää jäsenien henkilötietoja niin kauan kuin jäsenyys jatkuu. Entisten jäsenien henkilötietoja säilytetään 6 kuukauden ajan jäsenyyden päättymisestä.

Tämänkin jälkeen yhdistys säilyttää kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietoja 6 vuoden ajan tilikauden päättymisestä.

 

 

8 REKISTERÖIDYN OIKEUDET: MITEN JÄSEN VOI VAIKUTTAA TIETOJEN KÄSITTELYYN?

Rekisteröity voi käyttää alla kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä: sihteeri.sakate@gmail.com. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti yhdistyksen kohdassa 2 viitatulle yhteyshenkilölle, yhdistyksen puheenjohtajalle tai yhdistyksen sihteerille.

Yhdistys voi tarpeen mukaan pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi.

 

8.1 Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada yhdistykseltä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

Kun rekisteröity käyttää oikeuttaan saada pääsy tietoihin, yhdistys toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, yhdistys voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

 

8.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää yhdistystä oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla yhdistykselle lisäselvitystä postitse tai sähköpostitse.

 

8.3 Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada yhdistys poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
  • yhdistys on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava yhdistykseen sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

 

8.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että yhdistys rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilönoikeuksien suojaamiseksi, jos:

  • rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
  • yhdistys käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
  • yhdistys ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi;
  • tai rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö yhdistyksen oikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet.

 

8.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada yhdistykselle toimittamat henkilötietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:

  • käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

 

8.6 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.

 

8.7 Oikeus peruuttaa suostumus

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa.

 

 

9 OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia.

 

 

10 MISTÄ HENKILÖTIEDOT ON SAATU

Yhdistys kerää henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

 

 

11 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TURVALLISUUS

Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muuten teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan niillä yhdistyksen edustajilla joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy yhdistyksen käsittelemiin henkilötietoihin